A mai piaci körülmények között egy vállalkozás hatékony működésének nélkülözhetetlen feltétele a cég ügyfeleit középpontba helyező vállalati filozófia. Megvalósításának alapja az ügyfélkapcsolati adatok kezelésének informatikai eszközökkel való támogatása.

Az ügyfelekkel folytatott kommunikációról egy központosított, egységes felületen kell a naprakész információkat eljuttatni az alkalmazottakhoz, ami javítja a vállalkozás ügyfélkapcsolati hatékonyságát.

Egy központi partneradatbázist kialakítva minden szempontból meg lehet ismerni az ügyfelek igényeit, jellemzőit, így azok jobb kiszolgálásban részesülhetnek.

Meg kell határozni, hogy kik a jelenlegi (és jövőbeni) ügyfelek, hányféle módon és területen kerülnek kapcsolatba a vállalkozással, milyen szolgáltatásra vagy termékre tartanak igényt.

• Ahol több munkatárs is kapcsolatban áll a cég partnereivel, ott a munkatársak betekinthetnek az adott partnerről összegyűjtött valamennyi információba.

• Kiküszöbölhető a munkatársak betegsége vagy szabadságolása esetén kialakuló információáramlási zavar.

• A cég vezetői naprakészen láthatják a munkatársaik feladatait, az elkövetkező időszakok feladatait és várható eseményeit.

• Könnyebben összehangolható a különböző üzletágak tevékenysége.

• A humán erőforrás tervezés alapja lehet.

• Az egyes munkatársak egy új feladat elvégzéséhez azonnal látják az előzményeket.

Fentiekben összefoglalt elvek figyelembevételével készült az OPEN-HI+ partnerkapcsolat kezelő (CRM) rendszer, mely már akár egy fős vállalkozás esetén is biztosítja a “rendet”.

AZ OPEN-HI+ rendszer alapvető feladata a cég tevékenységét segítő partnerkapcsolati feladatok támogatása. Ennek során:

• Különböző méretű vállalkozásoknak nyújt segítséget az ügyfélkapcsolatok gyors, hatékony és egyszerű menedzseléséhez.

• Az üzletkötők munkáját segítő partnerkapcsolati adatok rugalmas kezelése, mely biztosítja az üzletmenettel kapcsolatos partnerinformációk nyilvántartását.

• A kiválasztott kapcsolattartó személlyel történő közvetlen kapcsolatfelvételt biztosítják a “Telefon hívás” és “E-mail küldés” funkciók.

• A partnerkapcsolati tevékenység szöveges dokumentálása a “Jegyzetek” funkció használatával. A jegyzetek szövege tetszőleges hosszúságú, ezzel biztosítva bármely külső szöveges állomány beillesztését is.

• A kapcsolatfelvétel során felmerülő soron következő feladatok (Pl.: Ügyfél visszahívás) elvégzését segíti az “Emlékeztető” beállítása, ahol beállítható az emlékeztetés időpontja és leírható az elvégzendő tevékenység.

• A rendszer védi a rögzített partnerinformációkat, az egyes felhasználók csak az általuk létrehozott feljegyzéseket módosíthatják. Másik munkatárs által rögzített feljegyzések csak megtekinthetők.

• A partnerkapcsolati információk partnerenként, felhasználónként és időszakonként lekérdezhetők, listán megjeleníthetők.

• A munkavégzés során az “aktív” emlékeztetők az emlékeztető időpontjától kezdődően - a beállításoknak megfelelően - rendszeresen megjelennek, ezzel figyelmeztetve az elvégzendő feladatokra.

• A partnerek tetszőleges csoportosítását több - a felhasználó által tetszőlegesen kialakítható - különböző típusú kódrendszer biztosítja.

• Több színtű jogosultsági rendszer a program használatához.

• Jelszóvédelem a jogosulatlan belépés ellen.

• Eseménynapló készítés, mellyel egyértelműen azonosítható az elvégzett feladat és annak végrehajtója.

• A rendszer kezelését és használatát segítő Help funkció.

• A rendszer üzemeltetése nem igényli egyéb adatbáziskezelő licenc vásárlását.

A rendszernek létezik egy komplexebb változata, amely a partnerkezeléshez kapcsolódó ügyviteli feladatok ellátását is biztosítja.

• Választható nyelvű felhasználói felület

• Kimenő számla készítése

• Bejövő számlák nyilvántartása a számla képének tárolásával,

• Ügyviteli iratok (beérkező faxok, levelek) képének tárolása, a hozzájuk tartozó adatokkal együtt,

• A számlázási adatok rugalmas kezelése, tetszőleges lekérdezhetőségének biztosítása.